Типичные ошибки предпринимателей при прохождении налоговых проверок. Как снизить риски.
Налоговая проверка - непростое испытание для руководителя и главного бухгалтера компании вне зависимости от ее размера, организационно-правовой формы и масштабов деятельности.
И хотя, как заявил в своем интервью глава ФНС Михаил Мишустин, «Федеральная налоговая служба изменила подход к организации контрольных мероприятий, сосредоточившись на качестве, а не на количестве проверок налогоплательщиков» ("Российская Бизнес-газета" №824 от 22.11.2011), в ближайшее время ослабления внимания со стороны государства в области налоговых проверок ожидать не приходится.
Таким образом, раньше или позже, но каждому налогоплательщику приходится сталкиваться с налоговой проверкой. Естественное желание снизить риски, возникающие в ходе налоговых проверок, не всегда приводит к положительным результатам. Стараясь хоть как то уменьшить неприятные последствия в виде доначислений налогов, пени и штрафов, налогоплательщики очень часто допускают ошибки, которые только ухудшают их положение.
Почему налогоплательщики допускают ошибки?
Во-первых, это связано с отсутствием опыта. Сотрудники финансовых служб и бухгалтерии, а также штатные юристы, как правило, обладают опытом только в своей, узкоспециализированной, отрасли. Как противодействовать незаконным требованиям и действиям проверяющих, а также вовремя предпринять правильные действия, позволяющие защитить интересы компании, знает далеко не каждый.
Во-вторых, проведение налоговой проверки зачастую сопровождается психологическим воздействием (давлением) со стороны сотрудников налоговых служб. Бытует мнение, что все требования налоговых инспекторов, скорее всего, законны, и во избежание неприятностей лучше их выполнять.
Наиболее распространенные ошибки налогоплательщиков.
1. Неиспользование налогоплательщиком законного права на отсрочку в предоставлении документов.
Многие предприниматели не пользуются возможностью получения отсрочки и спешат представить документы в установленные законодательством сроки.
Согласно п.3 ст. 93 Налогового Кодекса РФ документы передаются в налоговый орган в течение 10-ти рабочих дней с момента получения соответствующего требования.
Вместе с тем налогоплательщик может воспользоваться законным правом об отсрочке в предоставлении документов в более поздний срок в соответствии с тем же п.3. ст. 93 Налогового Кодекса РФ. Для этого необходимо написать заявление в течение одного дня с момента получения требования на имя руководителя налогового органа и указать соответствующую причину. Такими причинами могут быть большой объем первичных документов, болезнь руководителя или главного бухгалтера, а также очередной отпуск первых лиц. Желательно приложить к заявлению справку о количестве документов, табель рабочего времени или приказ о предоставлении отпуска.
На практике, в 90% случаях, налоговые органы удовлетворяют ходатайство налогоплательщика. Тем самым, у компании появляется драгоценный ресурс – время. Можно не спеша подготовить все необходимые документы, тщательно проанализировать их на предмет наличия ошибок и противоречий, при возможности внести необходимые исправления или произвести замену (если это не противоречит действующему законодательству).
2. Передача документов непосредственно налоговому инспектору. Предоставление пояснений по телефону или в личной беседе.
Налоговые инспекторы очень часто злоупотребляют своим служебным положением, делая звонки на рабочие, и даже мобильные, телефоны руководителей и главных бухгалтеров. По причине большой загруженности и нежелания оформлять лишние бумаги проверяющие просят объяснить интересующие их факты или дать пояснения непосредственно в личной беседе.
Делать этого налогоплательщик не обязан, поскольку действия налоговых органов в отношении предоставления документов и получения письменных пояснений регламентируются Налоговым Кодексом, а именно пп.1, 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ в части порядка предоставления документов и ст. 90 Налогового Кодекса РФ в части предоставления пояснений в качестве свидетеля.
Если звонок от проверяющего все-таки поступил, необходимо в спокойном деловом тоне попросить пояснить цель звонка и, сославшись на вышеуказанные нормы, попросить сделать официальный запрос в письменном виде. Такие действия в случае возникновения разногласий помогут компании для подтверждения своей позиции.
Передача документов по просьбе проверяющих лично на руки является еще одной распространенной ошибкой налогоплательщиков. Искренне желая снизить риски доначислений и привлечения к ответственности, компании оперативно реагируют на просьбы инспекторов и предоставляют документы.
Необходимо помнить, что предоставление документов должно осуществляться только по официальному запросу - на основании требования о представлении документов или сообщения о предоставлении пояснений. В таком случае налогоплательщик исключает риск не отражения отдельных фактов или документов в акте проверки или решении по результатам проверки.
Факт передачи документов необходимо зафиксировать документально – при помощи Реестра приема-передачи документов. Желательно подробно расписать –какие документы, в каком количестве и на скольких листах передаются. Тем самым будут снижены риски потери документов, а также исключена возможность со стороны налоговых органов повторно затребовать эту информацию в рамках другой проверки (п. 5 ст. 93 Налогового Кодекса РФ).
Важно оформить реестры в двух экземплярах. При предоставлении документов непосредственно в налоговую инспекцию необходимо на втором экземпляре попросить поставить штамп о получении с датой приема документов и подписью сотрудника налогового органа. При отправке документов по почте важно оформить такую отправку заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.
3. Предоставление документов и информации, не относящихся к предмету проверки.
Сотрудники финансовых служб и главные бухгалтеры ошибочно считают, что при проведении проверок налоговые органы имеют практически неограниченные полномочия по запросу любой интересующей информации, касающейся финансово-хозяйственной деятельности проверяемого лица.
В связи с этим на проверку часто передаются все документы, указанные в требовании.
Например, для проверки понесенных компанией расходов, учтенных при расчете налога на прибыль, налоговики часто требуют не только первичные документы учета, договора с контрагентами, но и прочие документы, не имеющие отношения к проверяемому налогу. Это и товарно-транспортные накладные на доставку товара, и отчеты-расшифровки к актам оказанных услуг или выполненных работ, и оборотно-сальдовые ведомости по различным счетам бухгалтерского учета.
Предоставлять подобную информацию налогоплательщик не обязан, поскольку налоговое законодательство не содержит четкого перечня иных предоставляемых на проверку документов. Более того, дополнительная информация может послужить толчком к более углубленному анализу деятельности проверяемого лица, что в свою очередь может привести к еще большим претензиям со стороны налоговых органов.
Отвечая на требование, необходимо, по возможности, дать письменные пояснения в отношении документов, затребованных инспекцией неправомерно. Пояснения обязательно должны содержать сведения о том, почему истребование определенных документов незаконно, привести ссылку на нормы налогового законодательства, подтверждающие правомерность позиции по непредставлению таких документов для проверки. Например, при истребовании отчетов-расшифровок по актам выполненных работ стоит сослаться на ст. 252 Налогового Кодекса РФ и на п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете" в соответствии с которыми расходы подтверждаются актами выполненных работ, которые составлены по соответствующей форме и содержат необходимые реквизиты. Обязательного условия представления прочих документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, Налоговый Кодекс не содержит.
4. Отсутствие ответственного лица за предоставление документов и информации налоговым инспекторам при выездной проверке. Отсутствие у сотрудников компании алгоритма действий при общении с налоговыми инспекторами.
Как правило, общение с проверяющими при выездной проверке берет на себя главный бухгалтер компании. Именно он представляет необходимые документы, дает пояснения инспекторам по интересующим вопросам. Опросу подвергается и руководитель. Исходя из сложившейся практики налоговых проверок, таких пояснений зачастую бывает недостаточно, и инспекторы опрашивают других сотрудников компании - руководителей подразделений, менеджеров по продажам, сотрудников бухгалтерии, склада и т. д.
В результате возникает ситуация, когда сотрудники по одной и той же хозяйственной операции или сделке могут дать различные, противоречивые сведения, что в свою очередь может привести к еще большим потерям в виде доначислений налогов, пени и штрафных санкций.
Предотвратить подобное развитие событий возможно, если заранее провести разъяснительную работу с работниками. Желательно разработать и раздать памятку, в которой подробно прописать действия сотрудников по отношению к налоговым инспекторам. Каждый должен четко знать, какие сведения можно передать, а какие нежелательно. При даче пояснений сотрудники должны ссылаться на отсутствие возможности передачи документов или информации в силу ограничения полномочий и должностных обязанностей.
Руководителю стоит заранее определить сотрудника, который будет ответственным лицом за передачу документов и предоставление информации. Им может быть или главный бухгалтер, или юрист компании, или иное лицо, владеющее ситуацией. Это позволит избежать возникновения осложнений с «недостоверными» показаниями свидетелей и лишить налоговую инспекцию дополнительных козырей для привлечения предпринимателя или компании к налоговой ответственности.
Как видите – соблюдая всего лишь несколько правил и не допуская ошибок, можно значительно снизить риски наступления негативных последствий по итогам налоговых проверок.
Яна Курочкина,
управляющий партнер
ООО АРНИКОН